گرفتاری در تله زمان؛ پنج دقیقهای که همیشه بیست دقیقه میشود
مردم بهسبب خطای برنامهریزی، مدت زمان انجام کارها را بهطور قابلتوجهی کمتر از واقعیت تخمین میزنند
Admin 6
ترجمه: سیما زعفرانچی - «خبرجنوب»/ ممکن است در گذشته چندین بار این موارد یا مشابه آنها را تجربه کرده باشید: قول دادهاید گزارشی را تا دوشنبه تمام کنید، به همسرتان گفتهاید «فقط پنج دقیقه دیگر» آماده میشوید، یا با اعتمادبهنفس جلساتی پشتسرهم را بدون حتی یک دقیقه فاصله برنامهریزی کردهاید. اما بعد، واقعیت خودش را نشان میدهد؛ ضربالاجلها یکییکی رد میشوند و شما میمانید با این سؤال که چرا همیشه در تخمین زمان اشتباه میکنید؟
اگر این تجربه را داشتید، بهتر است بدانید که تنها نیستید و این موضوع به معنای ضعف شما در برنامهریزی نیست. بیشتر افراد بهطور سیستماتیک، زمان، هزینهها و ریسکهای اقدامات آینده را کمتر از میزان واقعی برآورد میکنند و در مقابل، منافع آنها را بیش از حد تخمین میزنند. این پدیده، "خطای برنامهریزی" (Planning Fallacy) نام دارد که اولینبار توسط روانشناسان «دنیل کانمن» و «آموس تورسکی» تعریف شد.
روانشناسی پشت پرده ناتوانی ما در تخمین زمان
خطای برنامهریزی فقط ضعف در مدیریت زمان نیست. فرض کنید وقت زیادی ندارید اما باید حتماً یک ایمیل برای همکارتان بفرستید. سریع تخمین میزنید که زمان زیادی نمیبرد، پس مینشینید و شروع به نوشتن میکنید. اما ناگهان متوجه میشوید که خیلی بیشتر از آنچه فکر میکردید طول کشیده و حالا به طرز ناامیدکنندهای دیر کردهاید. چه اتفاقی افتاده؟
احتمالاً خودتان را در حال تایپ ایمیل تصور کردهاید، شاید یکبار مرورش کردهاید و بعد دکمه ارسال را زدهاید. مشکل اینجاست که وقتی برنامهریزی میکنید، فقط روی خودِ کار متمرکز میشوید و دهها وقفه، مزاحمت و پیچیدگی اجتنابناپذیر حین انجام کار را نادیده میگیرید. مثلاً در نظر نگرفتهاید که در همین حین ممکن است سه ایمیل فوری دیگر بیاید یا مجبور شوید اطلاعاتی را برای ارجاع یا توضیحات بیشتر جستجو کنید.
خطای برنامهریزی همچنین توضیح میدهد چرا پروژههای بزرگ، از بازسازی خانه گرفته تا عرضه نرمافزار یا پروژههای عمرانی، همیشه بیش از مقدار پیش بینی شده، زمان و هزینه میبرند. مثلاً قرار بود خانه اپرای سیدنی در سال ۱۹۶۳ با هزینهای ۷ میلیون دلاری تکمیل شود، اما در سال ۱۹۷۳ با بیش از ۱۰۲ میلیون دلار تمام شد. یا فرودگاه جدید برلین قرار بود در سال ۲۰۱۱ با بودجه ۲ میلیارد یورویی افتتاح شود، اما در ۲۰۲۰ با هزینهای بیش از ۶ میلیارد یورو به بهرهبرداری رسید. و این داستان ادامه دارد. بخشی از این موضوع به این برمیگردد که فرد مسئول، تخمینهای خوشبینانهای ارائه میدهد، و این تخمینها توسط دیگران در برنامهریزی لحاظ میشوند و در نهایت به انتظاراتی غیرواقعبینانه منجر میگردد. این مشکل معمولاً با "خطای هزینه انجامشده" (sunk cost fallacy) نیز تشدید میشود: جایی که نمیخواهیم شکست را بپذیریم، و با افزایش هزینهها و تأخیرها، باز هم زمان و منابع بیشتری صرف پروژه میکنیم.
چگونه از خطای برنامهریزی جلوگیری کنیم؟
خطای برنامهریزی میتواند هزینههای زیادی، نه صرفا مالی، به بار آورد. از دست رفتن ضربالاجلها میتواند به اعتبار شما لطمه بزند و باعث شود همکاران، مشتریان و نزدیکانتان به شما بیاعتماد شوند. برنامهریزی ضعیف، زمان و انرژی شما را میبلعد و فرصتهای دیگر را نیز از شما میگیرد. همچنین وقتی هر کاری بیش از حد انتظار طول میکشد، همیشه در حال جبران عقبماندگیها خواهید بود، که این امر استرس مضاعف ایجاد میکند و حتی ممکن است به سلامت شما آسیب برساند.
پس چه میتوان کرد؟ در ادامه، چند راهکار کاربردی از تحقیقات روانشناسی و مدیریت ارائه میشود:
۱. خودتان را بشناسید و از تجربههای گذشته استفاده کنید
بهجای تمرکز بر خودِ کار، به دادهها نگاه کنید. کانمن، بین «نگاه درونی» (تمرکز بر وظیفه جاری) و «نگاه بیرونی» (مراجعه به موارد مشابه در گذشته) تمایز قائل شد و توصیه کرد که برای پیشبینی بهتر، از نگاه بیرونی استفاده شود.
آخرین باری که کاری مشابه انجام دادید، چقدر طول کشید؟ اگر یادداشتبرداری کرده باشید، این روش بهتر عمل میکند (یک دفترچه ساده کافی است، اما اگر خواستید میتوانید از اکسل هم استفاده کنید). مثلاً پیش از تخمین زمان برای آمادهسازی ارائه بعدی، به یادداشتهای مربوط به سه ارائه قبلی مراجعه کنید. حواستان باشد نهفقط زمان نوشتن، بلکه زمان لازم برای تحقیق، بازبینی و قالببندی را هم لحاظ کنید.
۲. حاشیهی اطمینان را درصدی اضافه کنید (کمی بیشتر از "کمی وقت اضافه")
اضافه کردن زمان اضافی ایده خوبی است، اما «کمی زمان اضافه» معمولاً کافی نیست. تحقیقات روانشناسی نشان میدهد که افراد بهطور سیستماتیک زمان انجام کارها را بسیار کمتر از واقع تخمین میزنند.
یک راهکار مؤثر این است که بهجای اضافه کردن زمان ثابت، درصدی اضافه کنید. مثلاً بهجای اضافه کردن ۱۰ دقیقه، ۲۵ درصد به تخمینتان بیفزایید. اگر باز هم بیشتر زمان برد، دفعه بعد ۵۰ درصد اضافه کنید. اگر وقت اضافه آوردید، در تخمین بعدی کمی کاهشش دهید. نگران نباشید اگر دیدید مجبورید ۱۵۰ درصد اضافه کنید؛ ما واقعاً در تخمین زمان اینقدر ضعیف هستیم.
۳. کار را به مراحل کوچک تقسیم کنید
وظایف بزرگ و پیچیده بیشتر در معرض خطای برنامهریزی هستند چون عوامل ناشناخته زیادی دارند. بنابراین پروژههای بزرگ را به گامهای کوچکتر و قابل پیشبینیتر بشکنید و برای هر مرحله جداگانه زمان آن را تخمین بزنید. مثلاً «گرفتن دادههای فروش فصل قبل» راحتتر قابل تخمین است تا «تکمیل گزارش بخش فروش».
۴. از پایان شروع کنید
از تاریخ واقعیِ ضربالاجل شروع کنید و بهصورت معکوس، مرحلهبهمرحله با تخمین زمان واقعی و افزودن حاشیه اطمینان، برنامهریزی کنید. زمان انجام کار را در تقویم خود ثبت کنید و همیشه مقداری زمان اضافی برای آرامش روانی در نظر بگیرید. آیا واقعاً میخواهید کارتان را در دقیقه نود تمام کنید؟
۵. اهداف خود را به برنامههایی دقیق و اجرایی تبدیل کنید
قولها و اهداف کلی اغلب به نتیجه نمیرسند. بهجای آن، برنامههای مشخص «اگر–آنگاه» طراحی کنید. مثلاً: «اگر ساعت ۹ صبح سهشنبه باشد، آنگاه ۳۰ دقیقه را به نوشتن طرح اختصاص میدهم.» یا: «بهمحض اینکه دادههای فروش را گرفتم، نمودارهای فصل را طراحی میکنم.» روانشناسان نشان دادهاند که این تکنیک ساده بسیار مؤثر است.
مزایای برنامهریزی واقعگرایانه
وقتی یاد بگیرید زمان را دقیقتر تخمین بزنید، استرس کمتری خواهید داشت، کار با کیفیتتری ارائه میدهید و اعتبارتان برای قابل اعتماد بودن افزایش مییابد. بهطور متناقض، حتی وقت بیشتری هم برای خودتان ذخیره میکنید. وقتی هر کار را در زمان مقرر تمام کنید، کمتر غافلگیر میشوید. ذهنتان فضای لازم برای کار خلاقانه خواهد داشت و فرصتهای جدید را نیز میتوانید دنبال کنید.
دفعه بعدی که با خودتان گفتید «این فقط چند دقیقه طول میکشد»، مکث کنید و به خطای برنامهریزی فکر کنید. هدف این نیست که بدبین شوید، بلکه باید نسبت به پیچیدگیهای دنیای واقعی، واقعبینتر باشید. در این صورت قطعا نسخه آینده شما از شما تشکر خواهد کرد.
منبع: psychologytoday
